“カラーコピー”は避けた方が良いと思う理由－権利証のケースから－

名古屋市丸の内の司法書士 丹羽一樹 です。

先日、決済の現場で、売主様が権利証（正確に言うと「登記済証」のこと）のカラーコピーをお持ちのケースがございました。
ただし、売主様の様子から察するに、それは意図的ではなく、本物の権利証だと思ってお持ちいただいてると感じました。

そもそもですが、決済のときの司法書士の大事な確認事項の一つに、売主様から権利証をお預かりして、その権利証が、今回の対象物件に該当するものかを確認します。具体的には、記録されている受付番号を確認します。

今回の権利証は古いタイプの登記済証であり（権利証の種類についての解説はこちらをご参照ください）、受付番号を確認しようとしましたが、それよりも先に何か違和感が有りました。
「これはカラーコピーではないか？」と。

しかし、そう簡単に決めつけた発言はできないので、注意深く観察することにしました。
まず、（登記済証には「受付年月日・番号と登記済みの旨を記載した赤いスタンプ」が押されているので）赤いスタンプの箇所を消しゴムで軽く擦ってみました。本物であれば滲むはずですが、何も変化しません。
他にも、用紙の繋ぎ目にある契印がズレているのも確認しました。
そこで、「やはりカラーコピーである」と確信しました。

私には、大きな疑問が浮かび上がりました。
「そもそも、なぜ登記済証のカラーコピーなんて持っているのだろうか？何のためにカラーコピーがされたのだろうか？」と。
その書類全体を見てみると、その書類は「保証書」でした。

つまり、過去（平成１７年の不動産登記法改正以前）に上記②の場面があり、そのときに登記済証がなかった場合には、「保証書」が作られていて手元にある場合があります。

しかし、「保証書」を作成する場合に、登記済証の（カラー）コピーを付ける必要はありません。
それは当然です。登記済証が手元に無いために作るのものなので、本来なら（カラー）コピーなど用意できません。

そのため、今回、保証書に登記済証の（カラー）コピーが付いていたのが疑問でならないのです。。。

つまり、今回のケースは、登記済証が無く、保証書があっても使用できるケースではないため、現行制度に基づき、司法書士による「本人確認情報」を作成することにいたしました。

「本人確認情報」とは、司法書士が登記名義人本人と面談し、本人の情報や不動産を取得した経緯など諸々と質問をし、「権利証が無いものの、確かに不動産の所有者であることを確認できる」という旨を記録する書類です。

以上が、権利証が無い場合の登記手続きの話です。

ただ、少し長くなりましたが、今回お伝えしたい本題は別にございます。
それは、「カラーコピー自体、避けた方が良い」ということです。
これは、大事な“原本”があるものについてです。
“原本”とは、今回のケースのように登記済証であったり、他にも「印鑑証明書」「住民票」「戸籍謄本（抄本）」「遺言書」「遺産分割協議書」など挙げ出すとキリがないですが、このようなもののカラーコピーなど無い方が良いと思っています。

理由は、
①一見すると、本物（原本）と見分けにくい
②本物（原本）とカラーコピーを見分けるのに、時間と気力を要する
③そもそもカラーコピーを本物（原本）と思い込んでしまう
（今回のケースが正にそうです。カラーコピーを本人がやったのなら、気付く余地はまだありますが、もし他人がやったのなら気付くのは難しいです。）
というリスクがあるからです。

私の個人的な意見ですが、「コピーは、『コピーであること』が分かるのが一番有効的」だと思っています。より本物に近い状態に見える必要性は無いかと思っています。（しかもカラーコピーは単価が高いですし）

もちろん、説明資料として使うレジュメや「何色であるかを分かる必要性があるもの」のコピーなどのときは、カラーコピーが向いていると思います。

結論としては、大事な書類ほど「原本を確実に残しておく」という意識を持って扱うことが、結果として後のトラブルを防ぐことにつながるのではないかと感じています。